Modèles de relations presse à télécharger

Quel modèle ouvrir selon votre situation ?

Partez de ce que le journaliste doit recevoir. Chaque modèle correspond à une situation et renvoie au guide qui l’explique.

• Vous annoncez un fait nouveau et daté (lancement, nomination, résultats d’une étude) : ouvrez le modèle de communiqué de presse, puis suivez le guide pour rédiger un communiqué de presse.
• Votre annonce concerne un établissement, un projet éducatif ou une ressource pédagogique : prenez la variante dédiée, présentée dans le guide du communiqué de presse dans l’éducation.
• Le sujet est complexe ou restera longtemps dans l’actualité : c’est le cas où un guide de l’administration fédérale belge, publié en 2011, prévoit un dossier de presse pour fournir des informations de fond. Guide presse des SPF belges Lisez ensuite comment construire un dossier de presse.
• Vous ne savez pas encore à qui écrire : commencez par le modèle de fichier médias et consultez la méthode pour identifier les médias et les journalistes à contacter. Si vos envois relèvent de la prospection électronique auprès de professionnels, la CNIL demande que la personne soit informée et puisse s’opposer simplement et gratuitement. CNIL Prévoyez une colonne pour les demandes de désinscription.
• Des articles ont paru et vous devez en rendre compte : utilisez le modèle de suivi des retombées, avec le guide pour mesurer les retombées presse. Le principe de Barcelone n° 5 (version 4.0), publié par l’AMEC, demande de ne pas utiliser les mesures invalides comme l’équivalent de valeur publicitaire et d’évaluer la communication sur ses résultats et ses effets. AMEC
• Votre porte‑parole va répondre à un journaliste : remplissez la fiche de préparation d’interview pour fixer vos messages et vos éléments de langage. Le guide pour préparer une interview détaille la démarche.
• Une crise éclate avant que les faits soient établis : la déclaration d’attente dit ce que vous savez, ce que vous ignorez encore et ce que vous faites. L’ANSSI, dans son guide de communication de crise cyber, déconseille fortement de mentir : vous pouvez ne pas tout dire, mais tout ce que vous dites doit être vrai. ANSSI La page communication de crise et relations presse en détaille le cadre.

À quoi servent les notes de marge ?

Chaque rubrique est accompagnée d’une note qui explique pourquoi elle compte pour le journaliste. Vous comprenez la règle, vous pouvez donc l’adapter au lieu de remplir des cases. Quelques exemples :

• Le titre : selon l’ANSSI, il doit tenir en deux lignes au plus, car il sera souvent copié-collé. ANSSI
• Le chapô : le guide fédéral belge en fait le paragraphe le plus important, car le journaliste ne lit souvent que les cinq premières lignes ; il répond à qui, quoi, où, quand, pourquoi, comment. Guide presse des SPF belges
• Le ton : selon le même guide, un communiqué n’est pas un message publicitaire et doit rester neutre.
• La fin du document : l’ANSSI recommande un « à propos » sur votre organisation et les coordonnées de la personne à contacter. ANSSI

Supprimez toutes les notes avant l’envoi : elles vous sont destinées, pas au journaliste.

Comment adapter un modèle au média visé ?

Un modèle donne une structure, pas un texte prêt à envoyer. L’ANSSI note que les journalistes reçoivent plusieurs dizaines de communiqués par jour : écrivez pour eux, pas pour votre organisation. ANSSI

Avant de remplir, répondez à trois questions : quelle rubrique traite ce sujet, quel angle intéresse son public, sous quelle forme le média travaille (texte, son, image). Le guide fédéral belge conseille d’ailleurs d’écrire pour tous les types de médias et d’ajouter photos, images, extraits audio ou vidéo. Guide presse des SPF belges

Les fichiers se téléchargent directement depuis la grille, sans formulaire. Ce sont des fichiers Word (.docx) ou Excel (.xlsx), qui s’ouvrent dans un traitement de texte ou un tableur. Pour diffuser un dossier de presse en PDF, remplissez le modèle puis exportez-le depuis votre logiciel.

Un modèle ne garantit aucune publication

Le journaliste et sa rédaction décident seuls de publier, de l’angle et du contenu. Un modèle bien rempli facilite leur travail, il ne les engage à rien. Il en va de même après l’échange : l’AFP ne soumet en aucun cas le texte d’une interview pour relecture. Agence France‑Presse La fiche de préparation sert donc à arriver prêt, pas à corriger le papier ensuite.

Sauf accord préalable, tout ce que vous dites à un journaliste de l’AFP est citable et attribuable, et ne peut pas être déclaré « off » après coup. Agence France‑Presse Préparez chaque prise de parole comme si elle pouvait être reprise telle quelle.